Le dispositif de labellisation est une méthode d’évaluation intermédiaire entre l’approche normative de type certification ISO et l’approche expert pratiquée par des organismes d’habilitation/ accréditation des diplômes de l’enseignement supérieur. Cet entre-deux s’est imposé aux concepteurs du dispositif car une approche strictement « normative » aurait entravé la capacité d’innovation et de créativité nécessaire à une démarche de développement durable. D’un autre côté une approche strictement « experts métiers » (les auditeurs) est difficile compte tenu de l’impossibilité de couvrir la totalité des champs liés au développement durable par l’expertise collective d’une équipe d’auditeur. Le caractère « normatif » (et « statique ») du dispositif de labellisation est basé sur une extension des règles d’utilisation du référentiel dd&rs et le caractère « expert » (et dynamique) est basé sur les compétences des pairs à analyser les explications, les discours et à remettre les actions en contexte. Enfin, afin de garantir une stabilité dans le temps du label et une couverture maximale des enjeux du dd&rs, les concepteurs du dispositif ont privilégié une évaluation portant sur les variables stratégiques en s’appuyant en tout ou partie sur les variables opérationnelles (actions) du référentiel dd&rs.
Deux principes régissent le système d’évaluation du dispositif de labellisation:
Exigence sur la qualité de la démarche mise en œuvre par l‘établissement candidat pour répondre aux enjeux dd&rs pour l’enseignement supérieur et exigence sur l’atteinte des objectifs stratégiques nationaux et réglementaires.
Souplesse sur la capacité de l’établissement candidat à appliquer strictement les règles étendues d’utilisation du référentiel dd&rs en échange d’explications cohérentes avec le contexte de l’établissement : « se conformer » ou « expliquer ».
RECEVABILITÉ
L’étude de la recevabilité d’un dossier de candidature par le/la chargé-e de mission label débute à réception du mail actant la validation du dossier de candidature sur l'outil PERSEES. La date de validation du dossier de candidature sur PERSEES constitue la date officielle de candidature (envoi automatique d'un mail au secrétariat du Label). Les quatre points suivants sont alors étudiés :
Seuil d’entrée au label dd&rs
L'établissement doit atteindre le seuil de 9 variables stratégiques de niveau 3 ou plus dans le Référentiel dd&rs.
Participation éclairée au dispositif de labellisation
L’établissement a pris connaissance du document explicitant les engagements respectifs Etablissement candidat/Comité de labellisation lié à la lettre de candidature.
Qualité de membre d'une des conférences françaises d'établissements d'enseignement supérieur (France Universités, CGE, CDEFI).
Solde non débiteur en cas de renouvellement de label DD&RS
L'établissement doit être à jour de sa contribution en temps d'audit et de ses règlements.
Le/la chargé.e de mission vérifie que le dossier numérique de candidature de l’établissement candidat est complet et conforme :
Dossier PERSEES :
Disposer d'au moins une auto-évaluation sur la base du Référentiel dd&rs sur l'année N-1 avant la candidature
Avoir complété la totalité de l'outil PERSEES en "Mode Diagnosic" (fonctionnalité payantes de l'outil via l'adhésion au CIRSES). Cela permet de générer automatiquement un fichier zippé comprenant la totalité des documents, indicateurs et pratiques. Un document Word intitulé "Rapport d'exercice" sert de document de navigation dans l’arborescence documentaire)
Dossier Administratif complet sous format numérique (à ajouter sur PERSEES) contenant :
La lettre de candidature 123 (pour les établissements de types écoles internes, ils doivent dès ce stade apporter des preuves d’actions afin de démontrer l’engagement de l’établissement tutélaire impliquant l’école interne)
La Plaquette institutionnelle de l’établissement
La Stratégie ou politique développement durable de l'établissement
Un CV de compétences et expériences de la personne ressource établissement
Le bon de commande correspondant à l’engagement des frais de candidature (900€)
ELIGIBILITÉ
L'outil PERSEES vérifie automatiquement que l’auto-évaluation de l’établissement candidat est conforme aux 5 critères d’éligibilité. Il vérifie automatiquement que le référentiel dd&rs est renseigné et documenté dans les règles de l’art prescrites par le dispositif de labellisation.
La cohérence – écarts entre variables, concerné/non concerné
La présence des documents d’appuis – selon les niveaux et types de variables du référentiel
La présence des indicateurs - selon les niveaux et types de variables du référentiel
L’équilibre des 5 axes du référentiel dd&rs – démarche dd&rs transversale
La présence de pratiques - selon les niveaux des axes du référentiel
Les trois premiers critères laissent la possibilité à l’établissement candidat de se conformer aux demandes du label ou bien d’expliquer un choix qui diffèrerait des demandes. L’évaluation de l’éligibilité se fait en prenant en considération la présence et non la pertinence, qui relève de l’étape d’audit, des explications éventuelles des établissements.
Si les critères ne sont pas respectés, des avertissements apparaissent sur PERSEES.
CRITÈRES D'AUDIT
Dans le respect des deux principes d’évaluation du dispositif de labellisation, les attendus de l’audit se traduisent en les trois critères d’évaluation suivants:
La conformité aux définitions des 5 niveaux d’évaluation du référentiel DD&RS
La cohérence avec la stratégie et le contexte de l’établissement
La pertinence des explications données pour justifier de choix qui diffèrent des prescriptions
Le critère de conformité se traduit par une grille d’évaluation. Les critères de cohérence et de pertinence font l’objet d’une appréciation de la part des auditeurs. L’ensemble permet d’établir une pré-évaluation sur documents en vue de l’entretien.
La finalité de l’entretien est de permettre aux auditeurs de clarifier les points en suspens suite à l’audit documentaire. Lors de l’entretien les auditeurs posent des questions en vue d’éclaircir les zones de doutes apparues lors de la pré-évaluation. Ils apprécient ce qui est de l’ordre du projet ou du réalisé, ce qui est de l’ordre du court terme ou non et l’influence du contexte. Ils apprécient la dynamique de la démarche de l’établissement, sa capacité à s’ancrer dans la durée, la cohérence entre le discours des personnes et les écrits, et de façon générale tout ce que ne montre pas l’état des lieux au moment de la candidature.
Le document modèle pour la rédaction de la note de synthèse de la démarche dd&rs de l’établissement candidat. Ce document fait partie des pièces à fournir dans le dossier de candidature.
Le guide du dispositif
Le guide du dispositif de labellisation concerne tous les acteurs et plus particulièrement les établissements candidats ou potentiellement candidats. Une mise à jour du guide est en cours pour y intégrer les modifications du dispositif validées lors de la Plénière des parties prenantes du Label 2019 ainsi que celles liées à l'utilisation de PERSEES.
