Une fois le dossier de candidature déclaré recevable et éligible, s’en suit la phase d’audit réalisée par une équipe de trois à quatre auditeurs (2 pairs et un binôme d'étudiants). Ce travail est réalisé conformément aux critères d’audit et en cinq étapes :
Etape 1 : L’audit sur documents,
Etape 2 : L’entretien d'audit,
Etape 3 : La rédaction du rapport d’audit initial,
Etape 4 : La rédaction d’observations sur le rapport d’audit initial par l’établissement,
Etape 5 : La formalisation du rapport d’audit final qui inclut une synthèse à destination du Comité de labellisation.
La conformité aux définitions des 5 niveaux d’évaluation du référentiel DD&RS
La cohérence avec la stratégie et le contexte de l’établissement
La pertinence des explications données pour justifier de choix qui diffèrent des prescriptions
Le critère de conformité se traduit par une grille d’évaluation. Les critères de cohérence et de pertinence font l’objet d’une appréciation de la part des auditeurs. L’ensemble permet d’établir une pré-évaluation sur documents en vue de l’entretien.
La finalité de l’entretien est de permettre aux auditeurs de clarifier les points en suspens suite à l’audit documentaire. Lors de l’entretien les auditeurs posent des questions en vue d’éclaircir les zones de doutes apparues lors de la pré-évaluation. Ils apprécient ce qui est de l’ordre du projet ou du réalisé, ce qui est de l’ordre du court terme ou non et l’influence du contexte. Ils apprécient la dynamique de la démarche de l’établissement, sa capacité à s’ancrer dans la durée, la cohérence entre le discours des personnes et les écrits, et de façon générale tout ce que ne montre pas l’état des lieux au moment de la candidature.
